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Notificazione e comunicazione degli atti

1. Che cosa vuol dire comunicazione e notificazione di atti in termini pratici? Perché esistono delle procedure specifiche per la comunicazione e la notificazione?

La comunicazione (art. 136 cpc) è un atto con il quale il cancelliere informa le parti o gli altri soggetti del processo (pubblico ministero, consulente tecnico e altri ausiliari, testimoni) che si sono verificati determinati fatti processualmente rilevanti.

La comunicazione ha, quindi, uno scopo informativo e non rileva ai fini della decorrenza dei termini utili per l’impugnazione, fatta eccezione per alcuni casi previsti dalla legge ( per es. comunicazione della sentenza ai fini della decorrenza del termine per proporre il regolamento di competenza).

La notificazione, invece, è un atto con il quale l’ufficiale giudiziario, su istanza di parte o su richiesta del pubblico ministero o del cancelliere, porta a conoscenza del destinatario un altro atto di cui viene consegnata una copia che è conforme all’originale. Lo scopo è, quindi, la conoscenza dell’atto da parte del destinatario.

Le diverse finalità perseguite giustificano l’esistenza di procedure specifiche per le comunicazioni e le notificazioni (v. artt. 136 – 151 cpc)

2. Quali atti debbono essere comunicati o notificati nelle forme prescritte dalla legge?

La comunicazione è eseguita nei casi in cui tale adempimento è previsto dalla legge ovvero è disposto dal giudice (per es. la legge prevede la comunicazione delle ordinanze emesse dal giudice fuori udienza ex art. 176 cpc, nonché delle ordinanze di rinvio per mancata comparizione delle parti ex art. 181 cpc).

La notificazione va eseguita nei casi previsti dalla legge per la produzione di determinati effetti processuali. Può essere oggetto di notificazione un atto del giudice ( per es. sentenza ai fini della decorrenza del termine breve di impugnazione), o un atto del cancelliere ( biglietto di cancelleria per le comunicazioni), o un atto di parte ( per es. la citazione in giudizio), oppure un atto del pubblico ministero ( per es. dichiarazione di impugnazione).

3. Chi può comunicare o notificare un atto?

La comunicazione è atto esclusivo del cancelliere.

La notificazione degli atti è affidata all’ufficiale giudiziario, secondo precise regole di competenza territoriale (v. legge 1959/1229).

Con legge 1994/53 la potestà di notificazione, prima riservata in via esclusiva all’ufficiale giudiziario, è stata attribuita anche agli avvocati, per tutti gli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale.

A tal fine è necessario che il difensore, iscritto all’albo degli avvocati e munito di procura alle liti, abbia ottenuto l’autorizzazione del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto e sia munito di apposito registro cronologico.

Il difensore può utilizzare la notificazione mediante consegna diretta dell’atto, previa vidimazione del consiglio dell’ordine, purché il destinatario sia altro avvocato domiciliatario e sia iscritto nello stesso albo del difensore notificante.

Può altresì utilizzare la forma della notificazione a mezzo del servizio postale (forma maggiormente utilizzata), secondo le modalità previste dalla legge 1982/890, salvo che l’autorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente.

4. Come si esegue la comunicazione o la notificazione di un atto?

La comunicazione avviene a mezzo “biglietto di cancelleria” che si compone di due parti, delle quali una è consegnata al destinatario e l’altra è conservata dal cancelliere nel fascicolo di ufficio.

La consegna può avvenire in una delle due forme previste dalla legge: direttamente a mani del destinatario, che firma per ricevuta, o per mezzo dell’ufficiale giudiziario. In quest’ultimo caso, sia mediante consegna diretta sia mediante il servizio postale.

Con la recente legge 2005/80 (che ha convertito il decreto legge 14 marzo 2005/35) sono state modificate alcune disposizioni del codice di procedura civile (artt. 133,134 e 176 cpc), nel senso che la comunicazione ad opera del cancelliere dell’avvenuto deposito e del dispositivo della sentenza, nonché delle ordinanze pronunciate dal giudice fuori udienza e di tutti i provvedimenti del giudice istruttore, può essere effettuata alle parti anche tramite telefax o posta elettronica, nel rispetto della normativa relativa alla sottoscrizione, trasmissione e ricezione dei documenti informatici e teletrasmessi (v. DPR 2000/445 e successive modifiche). A tal fine il difensore deve indicare nel primo scritto difensivo il numero di fax o l’indirizzo di posta elettronica presso cui dichiara di voler ricevere l’avviso.

L’uso di strumenti informatici e telematici per le comunicazioni ( e notificazioni) di atti del processo civile è previsto in via generale dal DPR 2001/123.

La notificazione si compie ad istanza di parte o su richiesta del pubblico ministero o del cancelliere; quando la parte sta in giudizio a mezzo di difensore, la richiesta deve provenire da quest’ultimo.

Elemento costante della notificazione è la consegna di una copia conforme all’originale, mentre possono variare i modi della consegna che sono fondamentalmente due: 1) la consegna diretta , 2) la consegna a mezzo del servizio postale, salvo che dall’autorità giudiziaria o dalla parte sia richiesta la notificazione mediante consegna diretta. Forme particolari possono essere stabilite dal giudice caso per caso (per es. a mezzo telegrafo) ; può altresì essere autorizzata la notificazione per pubblici proclami, se l’esecuzione nei modi ordinari presenta grandi difficoltà per il rilevante numero dei destinatari .

La notificazione per consegna diretta si esegue, negli orari di cui all’art. 147 cpc, mediante la consegna al destinatario di una copia conforme all’originale, come lo stesso ufficiale giudiziario dichiara in una relazione in calce all’originale e alla copia.

La notificazione a mezzo del servizio postale si esegue mediante invio di plico raccomandato con avviso di ricevimento, secondo quanto previsto dalla legge 1982/890.

Con il DPR 2001/123 è stato previsto il compimento per via telematica degli adempimenti relativi alla notificazione ( richiesta di notificazione compimento della notificazione, restituzione dall’ufficiale giudiziario alla parte dell’atto notificato, con relazione di notifica attestata dalla firma digitale); è fatta salva, tuttavia, la possibilità per l’ufficiale giudiziario di procedere alla notificazione nelle forme ordinarie e ciò in considerazione delle eventuali difficoltà di utilizzare la via telematica.

L’uso di mezzi di telecomunicazione per la trasmissione di atti del processo è consentito tra gli avvocati della stessa parte, purché muniti di procura alle liti, e sempre che ricorrano le altre condizioni previste dalla legge 1993/183.

Processo societario. Nei procedimenti in materia di diritto societario e di intermediazione finanziaria, nonché in materia bancaria e creditizia, tutte le notificazioni e le comunicazioni possono essere fatte, oltre che secondo le forme ordinarie di cui agli artt. 136 e segg. cpc, anche:

a.        con trasmissione dell’atto a mezzo fax;

b.        con trasmissione dell’atto a mezzo posta elettronica;

c.        con scambio diretto tra i difensori attestato da sottoscrizione per ricevuta sull’originale apposta anche da parte di collaboratore o addetto allo studio.

Le trasmissioni di atti a mezzo fax o per posta elettronica devono essere effettuate nel rispetto della normativa relativa alla sottoscrizione e trasmissione dei documenti informatici e teletrasmessi ( v. d.lgs. 2004/5).

5. Che cosa avviene se non è possibile notificare o comunicare l’atto direttamente al destinatario?

A) Notificazione mediante consegna diretta.

1.        L’ufficiale giudiziario procede innanzi tutto alla notificazione mediante consegna a mani proprie; a tal fine ricerca il destinatario nella casa di abitazione oppure, se ciò non è possibile, ovunque lo trovi, nel rispetto dei propri limiti di competenza; il rifiuto di ricevere la copia vale come consegna a mani proprie (art. 138 cpc).

2.        Se non è possibile tale modalità, la consegna può avvenire: a) nel comune di residenza del destinatario e qui, in ordine alternativo, nella casa di abitazione o dove ha l’ufficio (privato) o esercita l’industria o il commercio, a mani di persona della famiglia o addetta all’ufficio o all’azienda, purché non minore di anni 14 o non palesemente incapace; b) in mancanza di tali persone, la copia è consegnata al portiere dello stabile dove è l’abitazione, l’ufficio o l’azienda; c) quando anche il portiere manca, ad un vicino di casa che accetti di riceverla; sia il portiere sia il vicino devono sottoscrivere una ricevuta e l’ufficiale giudiziario dà notizia al destinatario dell’avvenuta notificazione a mezzo lettera raccomandata ( art. 139 cpc).

3.        In caso di irreperibilità (e cioè in caso di temporanea assenza), incapacità o rifiuto delle persone sopra indicate, la notificazione deve essere eseguita osservando le seguenti formalità: a) deposito di copia dell’atto nella casa comunale; b) affissione di avviso del deposito alla porta dell’abitazione o dell’ufficio o dell’azienda del destinatario; c) invio di raccomandata con avviso di ricevimento, per dare notizia dell’avvenuto deposito nella casa comunale ( art. 140 cpc);

4.        Se la residenza, la dimora e il domicilio del destinatario sono sconosciuti, la notificazione va eseguita mediante deposito di copia nella casa comunale dell’ultima residenza o se questa è ignota, nella casa comunale del luogo di nascita. Se neppure questi luoghi sono noti, la copia va consegnata al pubblico ministero ( art. 143 cpc).

B) Notificazione a mezzo del servizio postale.

1.        Se la notificazione è fatta a mezzo del servizio postale, l’ufficiale giudiziario ne dà atto nella relazione, indicando l’ufficio postale tramite il quale ha provveduto alla spedizione. L’agente postale deve consegnare il plico in mani proprie del destinatario e la notificazione si ha per eseguita nel caso di suo rifiuto a riceverlo.

2.        In assenza temporanea del destinatario, il plico va consegnato alle persone indicate nell’art. 7 della legge 1982/890.

3.        In caso di assenza o inidoneità o rifiuto di dette persone, il plico è depositato presso l’ufficio postale e l’agente postale affigge un avviso sulla porta di ingresso o lo depone nella cassetta della corrispondenza dell’abitazione; al destinatario viene altresì dato avviso mediante raccomandata con avviso di ricevimento.

In materia è intervenuta la Corte costituzionale, la quale, con sentenza n. 346 del 1998, ha dichiarato illegittima la disposizione dell’art. 8 della legge 1982/90, nella parte in cui prevede che il piego é restituito al mittente dopo il decorso di dieci giorni dalla data del deposito e che la notificazione si ha per eseguita trascorso tale termine.

Dopo la costituzione in giudizio il procuratore costituito è destinatario di tutte le notificazioni e comunicazioni di atti endoprocessuali; anche la sentenza deve essere notificata al procuratore costituito nel giudizio, ai fini della decorrenza del termine breve di impugnazione ( ex artt. 170 e 285 cpc).

Forme speciali di notificazione.

§         La notificazione all’estero viene effettuata in base alle convenzioni internazionali e, solo in mancanza o nel caso in cui sia impossibile applicarle, mediante gli adempimenti previsti dall’art. 142 cpc (spedizione al destinatario per mezzo del servizio postale e consegna di altra copia al pubblico ministero che ne cura la trasmissione al Ministero degli affari esteri per la consegna al destinatario). Per le notificazioni e comunicazioni di atti giudiziari ed extragiudiziali negli Stati della U.E. (ad eccezione della Danimarca), in materia civile e commerciale, trova applicazione il regolamento (CE) del Consiglio n. 1348/2000.

§         Nel caso di elezione di domicilio, la notificazione può essere effettuata presso il domiciliatario, salvo che questo sia morto, si sia trasferito altrove o sia cessato dall’ufficio; tale forma di notificazione è obbligatoria se l’elezione di domicilio è inserita in un contratto e tale sia stata espressamente dichiarata dalle parti (ex art. 141 cpc).

§         Una particolare disciplina è prevista per le notificazioni a militare in servizio (art. 146 cpc).

§         Nel caso di notificazioni a persone giuridiche (come le società di capitali) ed enti collettivi privi di personalità giuridica (società di persone, associazioni), la copia viene consegnata al rappresentante o alle altre persone indicate nell’art. 145 cpc, presso la sede della persona giuridica o dell’ente, e, in mancanza, alla persona fisica indicata nell’atto come rappresentante legale, secondo le forme ordinarie di cui agli artt. 138 e segg. cpc.

§         La notificazione alle Amministrazioni dello Stato va eseguita presso l’ufficio dell’Avvocatura dello Stato nel cui distretto ha sede l’autorità giudiziaria investita della causa (ex art. 11 Testo Unico 1933/1611). Se l’Amministrazione si fa rappresentare in giudizio da un avvocato del libero foro o da un proprio funzionario (per es. in alcuni procedimenti davanti al giudice di pace) l’atto viene notificato con le regole ordinarie.

6. Esiste una prova che l’atto è stato notificato o comunicato?

Nelle notificazioni mediante consegna diretta, l’ufficiale giudiziario deve documentare l’attività svolta con una relazione in calce all’originale e alla copia dell’atto, nella quale indica il modo e il luogo della consegna ( persona e qualità), il tempo, il rifiuto di ricevere la copia o di sottoscrivere l’originale, le ricerche compiute, i motivi della mancata consegna e le notizie raccolte sulla reperibilità del destinatario.

Nelle notificazioni a mezzo del servizio postale, la prova documentale della notificazione è costituita oltre che dalla relazione dell’ufficiale giudiziario, anche dalla ricevuta di ritorno con le annotazioni dell’agente postale che ha provveduto alla consegna.

La relazione formata dall’ufficiale giudiziario è atto pubblico e fa fede fino a querela di falso delle indagini svolte, dei fatti avvenuti in sua presenza e delle dichiarazioni a lui rese; fa fede fino a prova contraria delle altre circostanze che non sono frutto di sua diretta percezione ( per esempio, la qualità di familiare o di addetto alla casa della persona che ha ricevuto l’atto).

Per le notificazioni per via telematica, l’ufficiale giudiziario restituisce per via telematica l’atto notificato, munito della relazione attestata dalla sua firma digitale.

Nelle comunicazioni, la prova è data dalla ricevuta del destinatario o dalla relazione dell’ufficiale giudiziario, alla quale deve aggiungersi la ricevuta del plico raccomandato nel caso di consegna per posta.

Per le comunicazioni per via telematica o mediante posta elettronica, la prova è data dalla ricevuta di consegna con sottoscrizione informatica mediante firma digitale.

7. Che cosa avviene se la comunicazione o la notificazione sono state fatte in violazione di quanto prescrive la legge? La notificazione o la comunicazione possono essere ritenute valide?

L’efficacia della notificazione deriva dalla consegna della copia avvenuta nelle forme (principio della ricezione ovvero della cognizione legale); quindi è irrilevante il fatto che il destinatario abbia avuto effettiva conoscenza dell’atto o comunque che ne abbia avuto conoscenza in altri modi o per altre vie.

Inesistenza - nullità.

La notificazione è inesistente quando è mancata del tutto la consegna dell’atto o quando sia stata effettuata in un luogo o a persona in alcun modo ricollegabili alla persona del destinatario.

La notificazione è nulla se non sono state osservate le disposizioni di legge sulla persona alla quale deve essere consegnata la copia, o se vi è incertezza assoluta sulla persona cui è stata fatta o sulla data, o se sono state violate le norme sulla competenza dell’ufficiale giudiziario.

La distinzione è importante, perché solo la notificazione nulla, e non già quella giuridicamente o materialmente inesistente, è suscettibile di sanatoria.

La nullità della notificazione è, infatti, sanata con effetto ex tunc in caso di rinnovazione o per l’avvenuto conseguimento dello scopo. Per esempio, se il convenuto si costituisce in giudizio, svolgendo le proprie difese, resta sanata la nullità della notificazione della citazione.

Anche la comunicazione può essere inesistente o nulla. E’ stata ritenuta dalla giurisprudenza come non avvenuta la comunicazione degli atti processuali ad una delle parti mediante consegna del biglietto di cancelleria a persona non munito di apposita delega rilasciata dal difensore.

Se il cancelliere si avvale dell’ufficiale giudiziario per la consegna del biglietto di cancelleria, l’eventuale nullità della notificazione rende nulla la comunicazione. Le comunicazioni possono essere validamente eseguite in forme equipollenti, sempre che provengano dal cancelliere e risulti la certezza dell’avvenuta consegna al destinatario e della relativa data.

8. Occorre sostenere una spesa per la notificazione o la comunicazione di un atto? In caso positivo, quanto?

Le parti che richiedono la notificazione devono anticipare agli ufficiali giudiziari i diritti e le indennità di trasferta o le spese di spedizione per gli atti da notificare ( v. T.U. 2002/115 in materia di spese di giustizia).

I diritti sono dovuti nella misura prevista dalla legge e variano a seconda del numero dei destinatari (da € 2,58 nel caso di due destinatari a € 12,39 per oltre sei destinatari).

L’indennità di trasferta è dovuta nella misura prevista dalla legge e varia, in misura progressiva, in relazione alla distanza chilometrica da percorrere; trattasi di importo modesto (per i percorsi superiori a 18 km l’indennità è di € 3,06, con una maggiorazione di € 0,65 per percorsi di 6 km o per una frazione non inferiore a 3 km). I diritti e le indennità di trasferta sono aumentati della metà per gli atti urgenti, da eseguirsi cioè nello stesso giorno o in quello successivo.

Per le notificazioni a richiesta dell’ufficio ( e cioè a richiesta del pubblico ministero e del cancelliere), la parte che per prima si costituisce in giudizio anticipa i diritti, le indennità di trasferta e le spese di spedizione, in modo forfettizzato, nella misura stabilita nella tabella contenuta nell’allegato n. 1 al T.U. 2002/115 ( € 2,46 per tutti i processi, salvo alcune eccezioni ; ma in questi casi la maggiorazione è di pochi euro).

Per le comunicazioni effettuate direttamente dal cancelliere mediante consegna del biglietto di cancelleria all’interessato o al suo difensore, non vi sono spese specifiche da sostenere.

Se la parte è ammessa al patrocinio a spese dello Stato, i diritti e le indennità di trasferta degli ufficiali giudiziari, oltre alle spese di spedizione per le notificazioni, sono anticipati dall’erario o prenotati a debito.

Per le controversie di lavoro, di previdenza ed assistenza obbligatorie, è prevista l’esenzione dalle spese e dai diritti di qualsiasi natura spettanti agli ufficiali giudiziari ( ex art. 10 legge 1973/533 e artt. 30 e 32 T.U. 2002/115). Analoga esenzione è prevista per i procedimenti relativi all’adozione di minori (legge 1983/184).